สำหรับธุรกิจโรงแรม หลายคนต้องเผชิญกับความเหนื่อยล้าจากการต้องนั่งทำ Night Audit หรือการสรุปรายได้ของทั้งวันในช่วงดึก ไม่ว่าจะเป็นยอดห้องพัก ค่าอาหาร เครื่องดื่ม และบริการต่าง ๆ ภายในโรงแรม ซึ่งจำเป็นต้องตรวจสอบตัวเลขทั้งหมดให้ถูกต้องก่อนปิดยอดรายวัน
ยิ่งเมื่อข้อมูลกระจายอยู่หลายระบบ ไม่ว่าจะเป็นระบบจองห้องพัก หรือ ระบบ POS การรวบรวมตัวเลขในช่วงกลางดึกจึงกลายเป็นงานที่ใช้เวลานาน และเพิ่มความยุ่งยากในการสรุปรายวันด้วยเหตุนี้ FROMAS จึงได้พัฒนาโซลูชันอย่าง ระบบโรงแรม หรือระบบ PMS (Property Management System) ที่ช่วยรวบรวมข้อมูลสำคัญของโรงแรมไว้ในที่เดียว เพื่อให้การทำ Night Audit และการสรุปรายวันเป็นเรื่องที่ง่าย รวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น
Night Auditor คืออะไร? ทำไมโรงแรมถึงขาดไม่ได้
Night Auditor คือ ผู้รับผิดชอบตรวจสอบและสรุปข้อมูลทางการเงินของโรงแรมในช่วงกลางคืน หลังสิ้นสุดการดำเนินงานของวันนั้น โดยทั่วไป Night Auditor จะมีหน้าที่หลัก เช่น
- ตรวจสอบข้อมูล Check-In และ Check-Out ว่าถูกต้องหรือไม่
- สรุปรายได้จากห้องพักและบริการต่าง ๆ
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน
- ปิดยอดบัญชีประจำวัน เพื่อส่งต่อไปยังแผนกบัญชี
- จัดทำรายงานผลการดำเนินงาน
5 เช็กลิสต์ทำ Night Audit สรุปยอดรายวัน สำหรับเจ้าของโรงแรมที่ดูแลกิจการเอง
1. ตรวจสอบการ Check-In และ Check-Out ประจำวัน
เริ่มต้นจากการตรวจสอบข้อมูลการเข้าพักของแขกในวันนั้น ทั้งจำนวน Check-In และ Check-Out ให้ตรงกับข้อมูลการจองในระบบ เช่น
- แขกที่จองมาพักวันนี้ ถูก Check In ครบถ้วนหรือไม่
- แขกที่ต้อง Check Out วันนี้ ถูก Check Out ครบทุกห้องหรือไม่
- มีห้องพักประเภทไหนบ้างที่ขอเลื่อน หรือยกเลิกเข้าพัก
2. ตรวจสอบ No-Show และอัปเดตสถานะห้องพัก (Room Status)
แขกที่จองห้องพักแต่ไม่ได้เข้าพักจริงในวันที่จอง จะเรียกว่า “No-Show”:
- ต้องบันทึกสถานะ No-Show และจัดการเรื่องการริบเงินมัดจำ (ตามนโยบายโรงแรม)
- อัปเดตสถานะห้องพักในระบบให้ถูกต้อง เพื่อเตรียมให้พร้อมสำหรับการขาย ในวันถัดไปได้อย่างแม่นยำและไม่เสียโอกาสทำกำไร
3. สรุปยอดค่าใช้จ่ายและรายได้ทั้งหมด (Room & POS)
รวบรวมรายได้จากทุกส่วนของโรงแรม เช่น
- รายได้จากห้องพัก
- รายได้จากร้านอาหารหรือบาร์
- รายได้จากบริการเสริมอื่น ๆ เช่น สปา นวดแผนไทย แพ็กเกจทัวร์
4. ออกรายงานสรุปผลการดำเนินงานประจำวัน (Daily Report)
สร้างรายงานสรุปผลการดำเนินงานประจำวัน เพื่อให้ผู้บริหารติดตามผลการดำเนินงานของโรงแรมได้ง่ายขึ้น เช่น
- จำนวนห้องที่เข้าพัก
- รายได้รวมของโรงแรม
- รายได้แยกตามประเภทบริการ
- อัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate)
5. ส่งต่อข้อมูลให้กับแผนกบัญชี หรือโปรแกรมบัญชีโรงแรม
- ตรวจสอบยอดรายได้จากระบบห้องพักและระบบ POS ให้ตรงกับการรับชำระจริงในแต่ละช่องทาง (เงินสด, บัตรเครดิต, โอนเงินผ่าน QR Code)
- จัดการรายการชำระเงินที่ยังไม่สมบูรณ์ (Pending Payments)
- ส่งต่อข้อมูลรายได้และรายการรับชำระที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วให้แผนกบัญชีดำเนินงานต่อ
ยกระดับการทำ Night Audit ให้ง่ายและแม่นยำขึ้นด้วย Hotel PMS จาก FROMAS
ซอฟต์แวร์ Hotel PMS หรือ ระบบโรงแรม จาก FROMAS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นโซลูชันสำหรับธุรกิจโรงแรม ที่ช่วยให้การสรุปรายงานประจำวันและการทำ Night Audit เป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยระบบสามารถรวบรวมข้อมูลรายได้จากทุกส่วนของโรงแรมไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นรายได้จากห้องพัก หรือ รายได้จากระบบ POS ของร้านค้าต่าง ๆ ในโรงแรม เพื่อส่งข้อมูลรายได้ต่อไปให้โปรแกรมบัญชีโรงแรม (ACCSYS)
เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกจัดการจากศูนย์กลางเดียว ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของโรงแรมหรือ Night Auditor ก็สามารถตรวจสอบรายได้ ออกรายงาน และปิดยอดรายวันได้รวดเร็วขึ้น ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการทำบัญชีหรือสรุปรายได้ในช่วงกลางดึก ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ และช่วยให้การบริหารธุรกิจโรงแรมมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น