สำหรับคนที่เคยทำงานในสายโรงแรม คงจะรู้ว่าในโลกของโรงแรม ห้องพักไม่ได้พร้อมขายเสมอไป หลายๆครั้งมักมีสถานการณ์ที่บางห้องพักใช้งานไม่ได้ บางห้องต้องรอการซ่อมแซม หรือบางห้องก็ถูกปิดไว้ยาวเพราะมีการปรับปรุง ในบทความนี้ เรามาทำความรู้จัก 3 สถานะสำคัญที่จะทำให้ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่โรงแรมบริหารห้องพักเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายกันครับ!
OOO – Out of Order
ห้องที่มีปัญหาหนัก ใช้งานไม่ได้จนกว่าจะซ่อมเสร็จ เช่น แอร์เสีย ท่อน้ำแตก ไฟไม่ติด ต้องปิดให้ช่างมาซ่อม ห้องที่ติดสถานะ OOO จะถูกตัดออกจากจำนวนห้องว่างพร้อมขาย (Availability) เพื่อป้องกันการรับจองผิดพลาด
ประโยชน์
- ป้องกันไม่ให้พนักงานต้อนรับเผลอขายห้องเสีย
- แจ้งทีมซ่อมบำรุงให้รีบแก้ไข
- ช่วยป้องกันไม่ให้แขกเจอเซอร์ไพรส์ไม่พึงประสงค์
OOS – Out of Service
ห้องที่ปิดใช้งานชั่วคราว ซึ่งมีได้ 2 กรณีหลัก
- ซ่อมเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ต้องเปลี่ยนหลอดไฟ เพิ่มหมอน หรือรอเจ้าหน้าที่เอาเฟอร์นิเจอร์มาวางคืน
- ปิดตามนโยบายผู้บริหาร เช่น ช่วง Low Season ปิดบางชั้น/บางโซนเพื่อลดค่าใช้จ่าย แต่สามารถเปิดขายได้ทันทีเมื่อมีความต้องการเพิ่มขึ้น เช่น ปิดปีกฝั่งเหนือช่วงหน้าฝน เพราะมีแขกมาพักน้อย จะได้บริหารจัดการแค่เฉพาะในฝั่งใต้ แต่เมื่อมีแขกมามากเกินที่จะรับไหว ก็พร้อมที่จะเปิดฝั่งเหนือให้เข้าพักได้
ดังนั้น ห้องในสถานะ OOS จะไม่ถูกตัดออกจากจำนวนห้องว่างพร้อมขาย (Availability) เพราะถ้ามีความต้องการ ก็เปิดใช้งานได้ทันที/ในระยะเวลาอันสั้น เพียงแต่เป็นการแสดงให้เจ้าหน้าที่เห็นว่า ห้องเหล่านี้ควรลำดับความสำคัญไว้หลัง ๆ
ประโยชน์
- ช่วยให้เจ้าหน้าที่ Front office ลำดับการปล่อยห้องพักได้สะดวก
- ช่วยบริหารต้นทุน (ลดพนักงาน/ค่าไฟ)
- ทำให้ข้อมูล Inventory สอดคล้องกับสภาพจริง
OOI – Out of Inventory
ห้องที่ถูกถอดออกจากระบบขายแบบยาว ๆ มักมีการวางแผนล่วงหน้าไว้แล้ว เช่น การปรับปรุงทั้งชั้น หรือรีโนเวทห้องพักหลายเดือน ห้องพักที่ติดสถานะ OOI จะถูกตัดออกจากจำนวนห้องพักในระบบ (Total Room Inventory) ทันที
ประโยชน์
- วางแผนงานซ่อมบำรุงได้ชัดเจน
- ทำให้การคำนวณ KPI ต่างๆเป็นไปตามสถานการณ์หน้างานจริง
ตัวอย่างเช่น
โรงแรมมีห้องพัก 100 ห้อง เป็น OOI อยู่ 20 ห้อง
หากมีแขกเข้าพัก 40 ห้อง
ระบบจะคำนวณ Occupancy% = 40/(100-20) = 50% ไม่ใช่ 40% เนื่องจาก 20 ห้องที่เป็น OOI นำมาสร้างรายได้ไม่ได้
ทำไม 3 สถานะนี้ถึงสำคัญต่อการบริหารโรงแรม?
- ช่วยให้รายงานด้าน Productivity แม่นยำ แสดงจำนวนห้องขายได้จริง ไม่คลาดเคลื่อน
- แขกแฮปปี้ ไม่มีใครถูกเช็คอินเข้าห้องเสียหรือห้องรีโนเวท
- การสื่อสารชัดเจน Front office แม่บ้าน และช่างซ่อมบำรุงเข้าใจตรงกัน
- ช่วยให้ทีม Revenue วางกลยุทธ์รายได้ คาดการณ์และปรับราคาได้ถูกต้อง
วิธีจำง่าย ๆ
OOO = Out of Order → ห้องเสียหนัก
OOS = Out of Service → ห้องปิดชั่วคราว (ซ่อมเล็กน้อย หรือปิดตามนโยบาย)
OOI = Out of Inventory → ห้องถอดออกจากระบบ (รีโนเวทยาว)
แม้จะเป็นเพียงตัวย่อสั้น ๆ แต่ OOO, OOS, OOI คือเครื่องมือสำคัญของการจัดการโรงแรม พวกมันช่วยให้รายงานไม่ผิดพลาด แขกไม่เจอประสบการณ์แย่ ทีมงานทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน และผู้บริหารวางแผนรายได้ได้แม่นยำ
ซึ่งระบบ FROMAS จะช่วยให้การบริหารห้องพักในสถานะเหล่านี้เป็นไปได้อย่างราบรื่น เพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลกับความผิดพลาดอีกต่อไป
ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
FROMAS
ระบบบริหารโรงแรม