ในปัจจุบันมีโรงแรมจำนวนไม่น้อย โดยเฉพาะโรงแรมเปิดใหม่หรือโรงแรมขนาดเล็ก ที่ยังเลือกใช้โปรแกรม Excel เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารจัดการ ทั้งในเรื่องการจองห้อง รายรับรายจ่าย ไปจนถึงการดูแลลูกค้า
หลายคนให้เหตุผลว่า Excel ใช้งานง่าย ประหยัด หรือบางทีก็แค่คุ้นเคยอยู่แล้ว แต่ว่า Excel เหมาะกับการบริหารโรงแรมจริงหรือ?
วันนี้เราจะมาวิเคราะห์ข้อดี-ข้อเสียของการใช้ Excel เทียบกับการใช้ระบบบริหารโรงแรม (PMS) และทำไมหลายโรงแรมจึงเปลี่ยนมาใช้ระบบที่ทันสมัยมากขึ้น เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น ปลอดภัยมากขึ้น และมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นกว่าเดิม
เปรียบเทียบการใช้ Excel vs ระบบบริหารโรงแรม (PMS)
| ประเด็นเปรียบเทียบ | Excel | ระบบบริหารโรงแรม (PMS) |
|---|---|---|
| ค่าใช้จ่าย | ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม | มีค่ารายเดือน/รายปี แต่คุ้มค่าในระยะยาว และมีรูปแบบการจ่ายที่ยืดหยุ่น |
| การใช้งาน | คุ้นเคย ใช้งานง่ายในเบื้องต้น | ต้องเรียนรู้ระบบ แต่ใช้งานง่ายและเร็วขึ้นในระยะยาว |
| ความผิดพลาดจากมนุษย์ | สูง เช่น กรอกผิด ลบข้อมูล หรือสูตรผิดพลาด | ต่ำ มีระบบช่วยตรวจสอบและป้องกันการทำงานผิดพลาด |
| ความสามารถในการทำงานร่วมกัน | จำกัด ไม่รองรับการแก้ไขพร้อมกัน | รองรับผู้ใช้หลายคน พร้อมระบบจัดการสิทธิ์และเวอร์ชัน |
| การเชื่อมต่อกับระบบอื่น (OTA, POS, ฯลฯ) | ทำไม่ได้ ต้องกรอกเองทุกที่ | เชื่อมต่ออัตโนมัติ ลดงานซ้ำซ้อน ลดโอกาสผิดพลาด |
| รายงานและการวิเคราะห์ | ต้องสร้างเองทั้งหมด | มีรายงานอัตโนมัติ กราฟ และแดชบอร์ดเรียลไทม์ |
| ความปลอดภัยของข้อมูล | ไม่มีระบบเข้ารหัส หรือควบคุมการเข้าถึงข้อมูล | มีระบบจัดการสิทธิ์ เข้ารหัส และบันทึกการเปลี่ยนแปลง |
| การส่งต่องานระหว่างพนักงาน | ยุ่งยาก ต้องค้นหาไฟล์ที่แต่ละคนทำไว้เอง | ง่าย เพราะข้อมูลรวมอยู่ในระบบเดียว ไม่ต้องไล่ตามหลายไฟล์ |
| ความเหมาะสมกับธุรกิจที่เติบโต | ไม่เหมาะ อาจกลายเป็นข้อจำกัดในระยะยาว | เหมาะสำหรับการขยายธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพและความมืออาชีพ |
การใช้ Excel จัดการโรงแรม
ข้อดี:
- 1. ประหยัดต้นทุน ไม่ต้องเสียค่ารายเดือนหรือค่าบริการต่างๆเหมือนโปรแกรม PMS เพราะส่วนมากทุกเครื่องในออฟฟิศมี Excel ติดอยู่แล้ว ถ้าเป็นธุรกิจเล็ก ๆ ที่ต้องการประหยัด ก็ถือว่าเหมาะมาก
- 2. ใช้งานคุ้นเคยอยู่แล้ว หลายคนใช้ Excel ตั้งแต่เรียนหรือทำงานอยู่แล้ว ไม่ต้องสอนเยอะ สามารถใช้งานพื้นฐาน เช่น ตาราง กรอกข้อมูล หรือใช้สูตรง่าย ๆ ได้เลย
- 3. ปรับแต่งได้อิสระ อยากเพิ่มช่องข้อมูลอะไร ใส่สูตรแบบไหนก็ทำได้เต็มที่ ไม่มีข้อจำกัดว่าต้องกรอกตามแบบฟอร์มเหมือนในระบบ PMS
- 4. เหมาะกับโรงแรมขนาดเล็กมากๆ ถ้าโรงแรมมีห้องไม่เยอะ และไม่มีหลายแผนก Excel ก็อาจยังพอไหว โดยเฉพาะถ้าเจ้าของดูแลเองทั้งหมด
ข้อเสีย:
- 1. ประหยัดต้นทุน ไม่ต้องเสียค่ารายเดือนหรือค่าบริการต่างๆเหมือนโปรแกรม PMS เพราะส่วนมากทุกเครื่องในออฟฟิศมี Excel ติดอยู่แล้ว ถ้าเป็นธุรกิจเล็ก ๆ ที่ต้องการประหยัด ก็ถือว่าเหมาะมาก
- 2. ใช้งานคุ้นเคยอยู่แล้ว หลายคนใช้ Excel ตั้งแต่เรียนหรือทำงานอยู่แล้ว ไม่ต้องสอนเยอะ สามารถใช้งานพื้นฐาน เช่น ตาราง กรอกข้อมูล หรือใช้สูตรง่าย ๆ ได้เลย
- 3. ปรับแต่งได้อิสระ อยากเพิ่มช่องข้อมูลอะไร ใส่สูตรแบบไหนก็ทำได้เต็มที่ ไม่มีข้อจำกัดว่าต้องกรอกตามแบบฟอร์มเหมือนในระบบ PMS
- 4. เหมาะกับโรงแรมขนาดเล็กมากๆ ถ้าโรงแรมมีห้องไม่เยอะ และไม่มีหลายแผนก Excel ก็อาจยังพอไหว โดยเฉพาะถ้าเจ้าของดูแลเองทั้งหมด
เมื่อเราได้เห็นทั้งข้อดีและข้อเสียของการใช้ Excel ไปแล้ว คราวนี้เรามาดูกันต่อว่า ระบบบริหารโรงแรม (PMS : Property Management System) ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อใช้บริหารโรงแรมโดยเฉพาะนั้น จะช่วยเพิ่มความสะดวก ลดความผิดพลาด และเพิ่มความปลอดภัยทั้งในแง่ของรายได้และชื่อเสียงของโรงแรมได้อย่างไรบ้าง พร้อมทั้งสิ่งสำคัญที่เจ้าของโรงแรมควรรู้และพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบ PMS ที่เหมาะกับธุรกิจของตัวเอง
การใช้ระบบจัดการโรงแรม (PMS)
ข้อดี:
- 1. ประหยัดต้นทุน ไม่ต้องเสียค่ารายเดือนหรือค่าบริการต่างๆเหมือนโปรแกรม PMS เพราะส่วนมากทุกเครื่องในออฟฟิศมี Excel ติดอยู่แล้ว ถ้าเป็นธุรกิจเล็ก ๆ ที่ต้องการประหยัด ก็ถือว่าเหมาะมาก
- 2. ใช้งานคุ้นเคยอยู่แล้ว หลายคนใช้ Excel ตั้งแต่เรียนหรือทำงานอยู่แล้ว ไม่ต้องสอนเยอะ สามารถใช้งานพื้นฐาน เช่น ตาราง กรอกข้อมูล หรือใช้สูตรง่าย ๆ ได้เลย
- 3. ปรับแต่งได้อิสระ อยากเพิ่มช่องข้อมูลอะไร ใส่สูตรแบบไหนก็ทำได้เต็มที่ ไม่มีข้อจำกัดว่าต้องกรอกตามแบบฟอร์มเหมือนในระบบ PMS
- 4. เหมาะกับโรงแรมขนาดเล็กมากๆ ถ้าโรงแรมมีห้องไม่เยอะ และไม่มีหลายแผนก Excel ก็อาจยังพอไหว โดยเฉพาะถ้าเจ้าของดูแลเองทั้งหมด
ข้อเสีย:
- 1. ประหยัดต้นทุน ไม่ต้องเสียค่ารายเดือนหรือค่าบริการต่างๆเหมือนโปรแกรม PMS เพราะส่วนมากทุกเครื่องในออฟฟิศมี Excel ติดอยู่แล้ว ถ้าเป็นธุรกิจเล็ก ๆ ที่ต้องการประหยัด ก็ถือว่าเหมาะมาก
- 2. ใช้งานคุ้นเคยอยู่แล้ว หลายคนใช้ Excel ตั้งแต่เรียนหรือทำงานอยู่แล้ว ไม่ต้องสอนเยอะ สามารถใช้งานพื้นฐาน เช่น ตาราง กรอกข้อมูล หรือใช้สูตรง่าย ๆ ได้เลย
- 3. ปรับแต่งได้อิสระ อยากเพิ่มช่องข้อมูลอะไร ใส่สูตรแบบไหนก็ทำได้เต็มที่ ไม่มีข้อจำกัดว่าต้องกรอกตามแบบฟอร์มเหมือนในระบบ PMS
- 4. เหมาะกับโรงแรมขนาดเล็กมากๆ ถ้าโรงแรมมีห้องไม่เยอะ และไม่มีหลายแผนก Excel ก็อาจยังพอไหว โดยเฉพาะถ้าเจ้าของดูแลเองทั้งหมด
สรุป: ทำไมเจ้าของโรงแรมควรเลิกใช้ Excel แล้วเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารโรงแรม (PMS)
แม้ว่า Excel จะดูคุ้นเคย ใช้งานง่าย และไม่มีค่าใช้จ่ายในช่วงแรก แต่เมื่อธุรกิจโรงแรมเติบโตขึ้น ความเสี่ยงจากความผิดพลาด การเสียเวลา และความไม่ปลอดภัยของข้อมูลก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในขณะที่ ระบบบริหารโรงแรม (PMS) แม้จะมีค่าใช้จ่าย แต่ในระยะยาว ช่วยลดต้นทุนด้านการดำเนินงาน (Operational Cost) ได้จริง ทั้งในเรื่องของเวลา บุคลากร ความผิดพลาดในการจอง หรือปัญหาที่เกิดจากการทำงานแบบ Manual
นอกจากนี้ ในปัจจุบันผู้ให้บริการระบบ PMS หลายเจ้า มีรูปแบบการชำระเงินที่ยืดหยุ่น ไม่จำเป็นต้องลงทุนก้อนใหญ่เหมือนในอดีต เช่น จ่ายรายเดือนตามขนาดของโรงแรม หรือเลือกฟีเจอร์ที่ต้องการเท่านั้น
ไม่ต้องลงทุนก้อนใหญ่ก็เริ่มต้นได้แล้ววันนี้ !!
ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
FROMAS
ระบบบริหารโรงแรม
Document Reader
เชื่อมต่อเครื่องอ่าน ID/Passport