ระบบ Cloud PMS vs On-Premise เลือกแบบไหนที่ใช่สำหรับโรงแรมคุณ ?

ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในอุตสาหกรรมท่องเที่ยว เจ้าของโรงแรมและผู้บริหารหลายท่านอาจกำลังชั่งน้ำหนักระหว่างการใช้ระบบแบบดั้งเดิมที่ติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ไว้ในที่พัก (On-Premise) กับการก้าวสู่ระบบออนไลน์เต็มรูปแบบอย่าง Cloud PMSความจริงแล้ว ทั้งสองระบบต่างมีจุดแข็งที่ตอบโจทย์ต่างกัน ระบบ On-Premise นั้นขึ้นชื่อเรื่องความเสถียรสูงสุด (Stability) ช่วยให้การทำงานของแผนก Front Office ไหลลื่นและต่อเนื่องแม้ในสภาวะที่อินเทอร์เน็ตไม่เอื้ออำนวย ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก ในขณะที่ ระบบ PMS รุ่นใหม่เข้ามาเติมเต็มในแง่ของ ความคล่องตัว (Mobility) และการเชื่อมต่อข้อมูลที่ไร้พรมแดน ซึ่งการทำความเข้าใจข้อดีของแต่ละระบบจึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้คุณยกระดับการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดในยุคดิจิทัลนี้

Cloud PMS (Property Management System) คือ ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ทำงานบนระบบคลาวด์ 100% อธิบายให้เห็นภาพง่าย ๆ เหมือนกับการใช้ Facebook หรือ Gmail ที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง แต่สามารถล็อกอินผ่าน Browser เพื่อใช้งานได้ทันทีจากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือแม้แต่การ บริหารโรงแรมผ่านมือถือ จากต่างประเทศ 

ระบบนี้จะทำหน้าที่เป็นหัวใจหลักในการจัดการจอง (Booking), การเช็กอิน-เช็กเอาต์, การจัดการแม่บ้าน ไปจนถึงการทำ Night Audit โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้บน Server มาตรฐานสากลที่มีความปลอดภัยสูง พร้อมรองรับการเชื่อมต่อ Channel Manager เพื่ออัปเดตราคาและสถานะห้องว่างไปยัง OTA แบบอัตโนมัติ

เพื่อให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น นี่คือข้อเปรียบเทียบจุดเด่นและข้อสังเกตของทั้งสองระบบ 

On-Premise PMS (ระบบเซิร์ฟเวอร์เก่า):

ข้อดี: 

• ควบคุมข้อมูลเอง 100% ไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตตลอดเวลา
• ถ้าใช้งานอย่างต่อเนื่อง ในระยะยาวถือว่าประหยัดงบมากกว่า
• เหมาะสำหรับโรงแรมที่ต้องการดูแลข้อมูลด้วยตัวเอง หรือโรงแรมบนเกาะหรือพื้นที่ที่สัญญาณเน็ตยังไม่เสถียร

ข้อเสีย: 

• เข้าถึงข้อมูลได้ค่อนข้างยาก ถ้าอยู่นอกโรงแรม
• ต้องมีทีม IT หรือ Outsource คอยบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์
• ต้องสำรองข้อมูลอยู่เสมอ
• ต้นทุนค่าใช้จ่ายสูง ทั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ และค่าติดตั้งระบบ Network

PMS Cloud Hotel (ระบบคลาวด์):

ข้อดี: 

• เข้าถึง Real-time ได้จากทุกที่
• อัปเดตอัตโนมัติ, ลดต้นทุน IT และฮาร์ดแวร์
• เชื่อมต่อ OTA / Channel Manager ง่าย
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ, Scalable ตามจำนวนห้อง
• มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง 

ข้อเสีย:

• อินเทอร์เน็ตต้องเสถียร (ปัญหาใหญ่ถ้าอยู่เกาะห่างไกลหรือพื้นที่สัญญาณอ่อน
• ถ้าโรงแรมใหญ่ ค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปีอาจแพงกว่าในระยะยาว

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบคลาวด์มักเกิดขึ้นเมื่อโรงแรมต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ และมองหาโอกาสในการพัฒนาธุรกิจในด้านต่าง ๆ ดังนี้

1. ต้องการระบบที่ดูแลรักษาง่ายขึ้น: เมื่อคุณอยากลดภาระเรื่องการซ่อมบำรุงเซิร์ฟเวอร์ และเปลี่ยนไปโฟกัสที่การบริการลูกค้าอย่างเต็มที่
2. เจ้าของอยากดูรายงานได้ทันที (Real-Time): เมื่อความต้องการข้อมูลยอดขายหรือสถานะห้องพักไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในออฟฟิศ แต่คุณอยากเข้าถึงได้ผ่านมือถือตลอด 24 ชม.
3. มุ่งเน้นความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสากล: เมื่อต้องการระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงจากเหตุไม่คาดฝันหรือมัลแวร์ต่าง ๆ
4. ต้องการเชื่อมต่อ OTA อย่างเต็มรูปแบบ: เพื่อให้การรับจองจากทั่วโลกเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงาน
5. มองหาแนวทาง ลดต้นทุน ITอย่างยั่งยืน: เมื่อต้องการเปลี่ยนงบลงทุนก้อนใหญ่ในการซื้อฮาร์ดแวร์ (CapEx) มาเป็นการจ่ายตามการใช้งานจริง (OpEx) ช่วยให้วางแผนงบประมาณได้แม่นยำและลดค่าใช้จ่ายในการจ้างเจ้าหน้าที่ดูแลระบบเฉพาะทาง

ตัวช่วยตัดสินใจก่อนซื้อระบบ Cloud PMS

• มีระบบ Night Audit อัตโนมัติ ลดภาระพนักงานกะดึก
• เชื่อมต่อ Channel Manager ได้ อัปเดตห้องว่างทุก OTA พร้อมกัน
• รองรับเอกสารตามกฎหมายไทย เช่น ใบ ร.ร.3, ใบ ร.ร.4, ตม.30 และใบกำกับภาษี
• มีทีม Support ภาษาไทย แก้ไขปัญหาได้ทันที ไม่ต้องรอแปลภาษา
• ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) ระดับสูง มีการเข้ารหัสและ Backup อัตโนมัติ
• ทดลองใช้งานได้ก่อนตัดสินใจ ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง

ทำไม FROMAS ถึงตอบโจทย์โรงแรมไทยได้ดีกว่า PMS ต่างชาติ ?

PMS ต่างชาติ มักไม่รองรับเอกสารราชการไทย และการแจ้งปัญหากับทีม Support อาจต้องสื่อสารเป็นภาษาอังกฤษ แต่ FROMAS ออกแบบมาเพื่อโรงแรมไทยโดยเฉพาะ รองรับ ใบ ร.ร.3, ร.ร.4, ตม.30, ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ และมีทีม Support คนไทยพร้อมช่วยเหลือ 24/7