ในทุก ๆ วัน โรงแรมมีการหมุนเวียนเปลี่ยนผ่านของทั้งแขกที่เข้าพักใหม่และแขกที่ย้ายออกไปมากมาย ทำให้การบริหารห้องว่างกับห้องที่เพิ่งถูกใช้งานนั้นมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น การจัดการห้องทั้งสองจึงจำเป็นต้องดำเนินไปอย่างรวดเร็วเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับรองรับการใช้บริการ อีกทั้งยังต้องคำนึงถึงความสะอาดและความพร้อมของอุปกรณ์ภายในห้อง เพื่อทำให้การเข้าพักของแขกสะดวกสบายและน่าพึงพอใจมากที่สุด
และในกรณีที่ห้องพักไม่ว่างเพราะมีการจองเต็มติดต่อกันตลอดเวลา ทำให้มีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง การที่แขกจะสามารถเช็กอินได้ จำเป็นจะต้องรอการเช็กเอาต์จากแขกคนก่อนหน้า ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้โรงแรมมีเวลาจำกัดในการเตรียมห้อง
ห้องไม่พร้อม แขกไม่คุ้ม
การเข้าพัก ไม่ว่าจะในโรงแรมหรือที่พักไหน ๆ นอกเหนือจากการจองแล้ว ก็ยังมีขั้นตอนการลงทะเบียนเข้าพัก หรือที่เรียกกันว่า เช็กอิน (Check In) การเช็กอิน คือการลงทะเบียนหรือยืนยันตัวตนของแขกเพื่อเข้าพัก รวมถึงเพื่อรับบริการต่าง ๆ จากทางโรงแรมได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และเมื่อสิ้นสุดการพักผ่อนตามกำหนดที่ได้จองไว้ ก็จะต้องดำเนินการ เช็กเอาต์ (Check Out) หรือการคืนห้องเป็นขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งโรงแรมหลายแห่งมักจะให้แขกทำการเช็กอินได้ตั้งแต่ 13.00-14.00 น. เป็นต้นไป และเช็กเอาต์ภายในเวลาไม่เกิน 10.00-12.00 น. ของวันสุดท้ายที่ได้ทำการจอง
ในบางครั้ง อาจมีกรณีที่แขกมาถึงโรงแรมและต้องการเช็กอิน แต่มีเหตุบางอย่างที่ทำให้ห้องพักไม่พร้อมให้บริการ ไม่ว่าจะกำลังอยู่ในขั้นตอนการทำความสะอาด อุปกรณ์ภายในห้องชำรุดเสียหายจึงต้องใช้เวลาในการซ่อมแซม รวมถึงความผิดพลาดของสถานะของห้องที่อาจไม่ใช่ห้องที่อยู่ในระบบการจอง หรือเป็นห้องที่ปิดใช้งานระยะยาว สถานการณ์เหล่านี้นำมาซึ่งความรู้สึกอันไม่น่าพึงพอใจและก่อให้เกิดความไม่ประทับใจสำหรับช่วงเวลาที่พิเศษต่อแขกได้
เตรียมห้องให้พร้อม ประทับใจตั้งแต่เช็กอิน
ในส่วนของโรงแรมหรือที่พักซึ่งเป็นผู้ให้บริการ จะใช้เวลา 1-4 ชั่วโมงนั้นสำหรับการจัดการห้องที่เพิ่งถูกใช้งานไป ในกรณีที่ห้องพักมีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง นอกจากเรื่องความรวดเร็วในการจัดการแต่ละขั้นตอนแล้ว ยังมีเรื่องต่าง ๆ ที่โรงแรมต้องคำนึงถึง ทั้งเรื่องความสะอาด ความพร้อมของอุปกรณ์ภายในห้อง รวมถึงการจัดการในกรณีพิเศษอื่น ๆ และการจัดเตรียมอุปกรณ์ที่แขกได้ร้องขอเพิ่มเติม เพื่อรองรับการใช้งานและตอบสนองความต้องการของแขกอย่างเต็มประสิทธิภาพ ทั้งนี้ เพื่อมอบประสบการณ์และสร้างความประทับใจอย่างดีที่สุดสำหรับช่วงเวลาพิเศษของแขกตลอดการเข้าพัก
ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว จึงจำเป็นต้องมีการจัดการที่แม่นยำ หรือสามารถแก้ไขได้ทันทีเมื่อเกิดปัญหา ควบคู่กับการคงไว้ซึ่งมาตรฐานการบริการในด้านต่าง ๆ เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ที่แขกพึงได้ สร้างความรู้สึกคุ้มค่าและนำมาซึ่งความประทับใจ
FROMAS กระชับเวลาตรวจสอบ เพิ่มความรู้สึกคุ้มค่าทุกวินาที
ถึงแม้การเปลี่ยนแปลงเวลาเช็กอิน-เช็กเอาต์จะค่อนข้างยืดหยุ่นได้น้อย เนื่องจากมีความจำเป็นในการทำความสะอาดและตรวจสอบห้องให้ได้มาตรฐาน ก่อนส่งมอบห้องแก่แขกกลุ่มต่อไป แต่อย่างไรก็ตาม การจัดสรรและเตรียมห้องให้แขกได้เข้าพักโดยเร็วที่สุด ก็จะช่วยสร้างความประทับใจเพิ่มขึ้นได้
ด้วย FROMAS ระบบบริหารจัดการโรงแรมจาก Newsoft ที่มีฟังก์ชันต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยกระชับเวลาในการตรวจสอบ ทำให้ส่งมอบห้องพักสะดวกและรวดเร็ว ตอบโจทย์เรื่องเวลาทั้งของแขกและโรงแรมได้เป็นอย่างดี
Room Status & Maid Status
- แสดงสถานะของห้องพักในรูปแบบของ Graphic เพื่อความสะดวกในการทำงาน
- เชื่อมโยงการทำงานของฝ่ายแม่บ้านและฝ่ายต้อนรับให้เป็นหนึ่งเดียว โดยข้อมูลของแต่ละฝ่ายจะถูกปรับปรุงทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็น Room Status หรือ Maid Status
- ฝ่ายแม่บ้านสามารถอัปเดตสถานะของห้องพักได้ทันทีผ่านมือถือ
- รายงานสถานะการปรับปรุงห้องอย่าง OOO หรือ OOS (อ่านเรื่องสถานะการปรับปรุงห้องเพิ่มเติมได้ที่ https://newsoft.co.th/th/blog_detail.php?blog=ooo-oos-ooi), และสถานะ Change Room หรือขอเปลี่ยนห้องได้ในหน้าจอเดียวของแต่ละฝ่ายจะถูกปรับปรุงทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็น Room Status หรือ Maid Status
Booking Info & Report
- โรงแรมสามารถบันทึกข้อมูลการจอง รวมถึงเงื่อนไขหรือความต้องการพิเศษอื่น ๆ ของแขกได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับจอง โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกรายงานต่อฝ่ายแม่บ้านและฝ่ายต่าง ๆ เพื่อเตรียมการให้พร้อม ก่อนถึงวันที่แขกเข้าพัก
- ดูรายการแขกที่จะเข้าเช็กอินในวันถัดไป พร้อมเงื่อนไขและความต้องการพิเศษที่ระบุมาในการจอง เช่น แพ้ฝุ่น แพ้กลิ่นน้ำหอม หรือต้องการเตียงเสริม ลดเวลาในการจัดหาอุปกรณ์ และเพิ่มความรอบคอบแม่นยำสำหรับแขกที่มีความอ่อนไหวสูง
- เพิ่มความสะดวกให้กับฝ่ายแม่บ้านโรงแรมในการบริหารคนทำงาน และการจัดสรรงานภายในทีม
อีกหลากหลาย Task ที่ FROMAS ช่วยได้
นอกจากการตรวจสอบและอัปเดตสถานะของห้องแล้ว FROMAS ยังเป็นระบบตั้งต้น ซึ่งทำหน้าที่เสมือนเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสำหรับธุรกิจโรงแรม ให้การทำงานมีประสิทธิผลทั้งในด้านการบริหารและการให้บริการแก่แขก อีกทั้งสามารถช่วยลดขั้นตอนและภารกิจในการทำงานของพนักงานของโรงแรมได้ ควบคู่กับความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการโรงแรม ด้วยระบบที่ช่วยในการบันทึกการจอง เงินที่วางมัดจำ และเงื่อนไขหรือความต้องการพิเศษของแขก พร้อมทั้งเช็คห้องพักที่ว่างและอัตราค่าห้องในช่วงเวลาต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง แก้ไขปัญหาความผิดพลาดที่เกี่ยวกับการตั้งราคา รวมถึงการขายห้องพักเกินจำนวน โดยสามารถอัปโหลดข้อมูลห้องพักที่คงเหลือไปยัง Channel Manager ได้ในทันทีอีกด้วย
เมื่อห้องพักของโรงแรมถูกจองโดยแขก ไม่ว่าจะเป็นใครหรือจากที่ไหน นั่นหมายความว่าแขกมีความเชื่อมั่นและความไว้วางใจต่อโรงแรมว่าจะได้รับบริการที่หมาะสม เข้าพักในห้องพักที่สะอาด เรียบร้อย ปลอดภัย และได้มาตรฐาน ในขณะที่โรงแรมเองก็มีความมุ่งหมายที่จะมอบประสบการณ์อันน่าประทับใจให้กับแขกตลอดช่วงเวลาของการเข้าพักเช่นกัน ดังนั้น การบริหารจัดการในเรื่องต่าง ๆ รวมถึงเรื่องเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อสร้างความรู้สึก ‘คุ้มค่า’ ให้เกิดต่อทุกฝ่าย
ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
FROMAS
ระบบบริหารโรงแรม