Night Audit คือ กระบวนการตรวจสอบและปิดยอดประจำวันของโรงแรม เพื่อตรวจสอบ Folio ของแขกที่เข้าพัก เป็นการบันทึกค่าห้อง ภาษี และค่าบริการให้ครบถ้วนก่อนขึ้นวันใหม่ ช่วยให้ข้อมูลรายได้ถูกต้อง ลดความผิดพลาดทางบัญชี และเป็นพื้นฐานสำคัญของการทำงานผ่าน ระบบ PMS โรงแรม
Night Audit คืออะไร ทำไมโรงแรมต้องทำทุกคืน
โรงแรมเปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง จึงต้องปิดยอดและตรวจสอบธุรกรรมทุกวัน เพื่อยืนยันว่ารายได้ การเข้าพัก และค่าใช้จ่ายของแขกถูกบันทึกครบถ้วน ก่อนสรุปผลการดำเนินงานผ่านตัวชี้วัดสำคัญ เช่น Occupancy, ADR, RevPAR และรายได้รวม เพื่อใช้วางแผนในวันถัดไป
Night Audit เกี่ยวข้องกับ Folio อย่างไร
Folio คือบัญชีค่าใช้จ่ายของแขกที่รวบรวมค่าห้อง ภาษี และค่าบริการทั้งหมดตั้งแต่ Check-in จน Check-out ไว้ในเอกสารเดียว โดยในขั้นตอน Night Audit โรงแรม จะตรวจสอบยอด Folio ทุกใบมีการบันทึกรายการครบ ไม่มี Posting ค้าง และยอดตรงกับธุรกรรมจริงก่อนปิดวัน เพื่อให้รายงานรายได้และบัญชีถูกต้อง
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Folio โรงแรม
ขั้นตอนหลักของ Night Audit
1.Post Room Charge และภาษี
ระบบจะบันทึกค่าห้อง ภาษี และ Service Charge ลงใน Folio ของแขก เพื่อให้รายได้ประจำวันครบถ้วนก่อนปิดยอด หากข้อมูลตกหล่น อาจทำให้รายงานรายได้และบัญชีคลาดเคลื่อน
2.ตรวจสอบยอดค้างและความคลาดเคลื่อน (Discrepancy)
หลังบันทึกค่าห้อง ต้องตรวจสอบ Posting ค้าง รายการซ้ำ และยอดที่ไม่ตรงกับข้อมูลการเข้าพัก เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนช่วงเวลาหรือขั้นตอนที่ระบบโรงแรมเปลี่ยนเข้าสู่วันทำการใหม่ (Roll Date) และป้องกันปัญหาในวันถัดไป
3.จัดการ No-show / Late Charge
Night Auditor จะตรวจสอบรายการ No-show และค่าใช้จ่ายที่บันทึกเข้าระบบล่าช้า เช่น มินิบาร์หรือค่าซักรีด เพื่อให้รายได้ของวันถูกบันทึกครบก่อนปิดบัญชี
รายงานที่ได้จาก Night Audit
เมื่อปิดยอดเสร็จ โรงแรมจะได้รับรายงานสำคัญที่ใช้ตรวจสอบผลการดำเนินงานและวางแผนธุรกิจ ได้แก่
- Daily Revenue Report: สรุปรายได้ของแต่ละแผนก
- Manager Flash Report: สรุปตัวชี้วัดสำคัญ เช่น Occupancy, ADR และ RevPAR
Daily Revenue Report
รายงานสรุปรายได้ประจำวัน แสดงรายได้แยกตามประเภทบริการ พร้อมข้อมูลการรับชำระและยอดคงเหลือ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องก่อนจัดทำรายงานทางการเงิน
Manager Flash Report
รายงานสำหรับผู้บริหารที่สรุปตัวเลขสำคัญ เช่น Occupancy Rate, ADR, RevPAR, No-show, Cancellation และรายได้รวม เพื่อใช้ติดตามผลการดำเนินงานและวางแผนด้านราคา การขาย และการบริหารห้องพัก
หน้าที่ของ Night Auditor
Night Auditor รับผิดชอบการปิดยอดประจำวันโรงแรม ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการเข้าพัก รายได้ และบัญชี ก่อนเปลี่ยนเป็นวันทำการใหม่ พร้อมดูแลงาน Front Office ในช่วงกะดึกและจัดทำรายงานประจำวัน
ทักษะและคุณสมบัติของ Night Auditor
Night Auditor ควรมีความละเอียดรอบคอบ เข้าใจงาน Front Office และพื้นฐานบัญชี สามารถใช้ ระบบ PMS วิเคราะห์รายงาน และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เพื่อให้การปิดยอดเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงเวลา
ความท้าทายเมื่อทำ Night Audit ด้วยมือแบบ Manual
ต้องตรวจสอบข้อมูลหลายแหล่ง ใช้เวลาหลายชั่วโมง และเสี่ยงต่อ Human Error เช่น Posting ค้างหรือยอดไม่ตรงกัน ส่งผลต่อความถูกต้องของรายงานและงานบัญชีในวันถัดไป
Night Audit แบบ Manual vs ระบบ PMS
| หัวข้อ | Manual | ระบบ PMS |
| การตรวจสอบ Folio | ตรวจสอบทีละรายการ | ตรวจสอบอัตโนมัติ |
| Room Charge Posting | บันทึกด้วยมือทีละรายการ | Post อัตโนมัติ |
| ระยะเวลาปิดยอด | หลายชั่วโมง | ภายในไม่กี่นาที |
| ความถูกต้อง | เสี่ยง Human Error, อ่านลายมือผิดพลาด | ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานซ้ำ |
| รายงาน | รวบรวมข้อมูลหลายไฟล์ จัดรูปแบบเอง | สร้างรายงานอัตโนมัติ |
| Audit Trail | ตรวจสอบการแก้ไขย้อนหลังได้ยาก | ติดตามประวัติการแก้ไขได้ |
ระบบ PMS ช่วยให้ Night Audit รวดเร็ว แม่นยำ และเป็นมาตรฐานมากกว่า ขณะที่การทำด้วยมือใช้เวลานานและมีความเสี่ยงต่อ Human Error
H2: ระบบ PMS (FROMAS) ช่วย Night Audit อัตโนมัติยังไง
การทำ Night Audit แบบ Manual อาจใช้เวลาถึง 2-3 ชั่วโมงต่อคืน แต่ FROMAS PMS มีฟีเจอร์ Automated Night Audit ที่ช่วยตรวจสอบและ Post ค่าห้องเข้าสู่ Folio อัตโนมัติ พร้อมสรุปรายงานและปิด End of Day ได้ภายใน 1 นาที ลด Human Error และทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานทันทีในวันถัดไป มาพร้อม ระบบ PMS โรงแรม ที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้กับโรงแรม พร้อม 10 ฟังก์ชันที่ระบบ PMS ต้องมี รวมถึง โปรแกรมบัญชีโรงแรม และ ACCSYS – ระบบบัญชี
H2: สรุป
Night Audit คือ ขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การปิดยอดประจำวันถูกต้องและพร้อมสำหรับการบริหารโรงแรมในวันถัดไป การใช้ระบบ PMS ช่วยลดงานซ้ำ ลด Human Error และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หากต้องการทดลองใช้ระบบ FROMAS สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ Book a Demo / ทดลองใช้ฟรี
FAQ
Night Audit คืออะไร?
Night Audit คือ กระบวนการปิดยอดประจำวันของโรงแรม เพื่อตรวจสอบ Folio บันทึกค่าห้อง ภาษี และสรุปรายได้ก่อนเริ่มวันใหม่ ช่วยให้ข้อมูลบัญชีและรายงานมีความถูกต้อง
Night Audit ทำตอนไหน?
โดยทั่วไปจะดำเนินการช่วงดึกหรือหลังเที่ยงคืน เมื่อธุรกรรมของวันเสร็จสมบูรณ์ เพื่อปิดยอด ตรวจสอบข้อมูล และเปลี่ยนวันทำการอย่างเป็นระบบ
Night Audit ทำอะไรบ้าง?
ประกอบด้วยการ Post ค่าห้องและภาษี ตรวจสอบ Posting ค้าง แก้ไขยอดคลาดเคลื่อน จัดการ No-show และ Late Charge พร้อมออกรายงานรายได้ประจำวัน
Night Auditor คือใคร?
Night Auditor คือพนักงานที่รับผิดชอบการปิดยอด ตรวจสอบข้อมูลการเข้าพัก รายได้ และบัญชี พร้อมจัดทำรายงานและประสานงานกับแผนกที่เกี่ยวข้องก่อนเริ่มวันใหม่
ทำ Night Audit ด้วยมือได้ไหม?
ทำได้ แต่ใช้เวลามากและมีโอกาสเกิด Human Error เช่น ยอดไม่ตรงหรือรายการตกหล่น ระบบ PMS ช่วยลดข้อผิดพลาดและทำงานได้รวดเร็วกว่า
FROMAS มีฟังก์ชัน Night Audit ไหม?
มี ระบบรองรับการทำ Night Audit อัตโนมัติ ช่วยตรวจสอบ Folio, Post ค่าห้อง สรุปรายงาน และปิด End of Day ได้ภายใน 1 นาที พร้อมรองรับ Audit Trail