- แบบ ร.ร.3 และ ร.ร.4 คืออะไร?
- แบบ ร.ร.3 (บัตรทะเบียนผู้พัก – มาตรา 35)
- แบบ ร.ร.4 (ทะเบียนผู้พัก – มาตรา 35, 36)
- ถ้าเอกสารสูญหาย – มาตรา 37
- โทษหากไม่ปฏิบัติตาม – มาตรา 56 และ 61
- สรุปขั้นตอน
- ช่องทางการส่ง ร.ร.4
- ขั้นตอนการใช้งานระบบ ร.ร.4 ออนไลน์
- ข้อดีของระบบนี้
- FROMAS PMS ยกระดับความสะดวกในการเตรียมเอกสาร ร.ร.3 และ ร.ร.4 ให้กับโรงแรมอย่างแท้จริง
แบบ ร.ร.3 และ ร.ร.4 คืออะไร?
เป็นเอกสารบันทึกข้อมูลผู้เข้าพักที่โรงแรมต้องจัดทำตามพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 และส่งรายงานให้นายทะเบียน (กรมการปกครอง)
แบบ ร.ร.3 (บัตรทะเบียนผู้พัก – มาตรา 35)
เอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลผู้เข้าพักทันทีที่มีการ Check-in (หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Registration Card) โดยทางโรงแรมต้องให้ผู้เข้าพักทุกคนกรอกข้อมูลและเซ็นชื่อในบัตร
ข้อกำหนดสำคัญ
- ต้องกรอก ข้อมูลครบถ้วน ห้ามเว้นว่าง โดยไม่มีเหตุผล
- ถ้าผู้เข้าพัก อายุต่ำกว่า 18 ปี และเข้าพักลำพัง ต้องให้ผู้จัดการหรือผู้แทนเซ็นรับรอง
- บัตรนี้ต้อง เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี และอยู่ในสภาพที่ตรวจสอบได้
แบบ ร.ร.4 (ทะเบียนผู้พัก – มาตรา 35, 36)
เป็นทะเบียนรวมรายชื่อผู้เข้าพักแต่ละวัน ซึ่งนำมาจากข้อมูลในบัตร ร.ร.3 ทางโรงแรมต้องจัดทำให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมงหลัง Check-in
ข้อกำหนดสำคัญ
ต้องส่งสำเนาทะเบียนผู้พักให้ “นายทะเบียน” ทุกสัปดาห์ และนายทะเบียนจะออกใบรับมอบไว้ให้เป็นหลักฐาน
ถ้าเอกสารสูญหาย – มาตรา 37
หากทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) สูญหายหรือถูกทำลาย ทางโรงแรมต้องแจ้งขอคัดลอกสำเนาจากนายทะเบียน
โทษหากไม่ปฏิบัติตาม – มาตรา 56 และ 61
| กรณีละเมิด | โทษ |
| ไม่จัดทำ ร.ร.3 หรือ ร.ร.4 / ไม่ส่งสำเนา / ไม่เก็บไว้ตามเวลา | ปรับทางปกครอง 20,000 – 100,000 บาท |
| แจ้งข้อมูลเท็จลงใน ร.ร.3 หรือ ร.ร.4 | จำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือปรับไม่เกิน 1,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ |
สรุปขั้นตอน
| ขั้นตอน | ระยะเวลา | ผู้รับผิดชอบ |
| 1. กรอกแบบ ร.ร.3 (ให้ผู้เข้าพักเซ็นชื่อ) | ทันทีเมื่อเข้าพัก | ผู้จัดการ |
| 2. รวมข้อมูลไปยังแบบ ร.ร.4 | ภายใน 24 ชม. | ผู้จัดการ |
| 3. ส่งสำเนา ร.ร.4 ให้ “นายทะเบียน” | ทุกสัปดาห์ | ผู้จัดการ |
| 4. เก็บเอกสาร ร.ร.3 และ ร.ร.4 | อย่างน้อย 1 ปี | ผู้จัดการ |
ช่องทางการส่ง ร.ร.4
- ยื่นด้วยตัวเองที่เขต / อำเภอ
- ยื่นผ่าน E-mail
- ยื่นผ่านช่องทางออนไลน์ – เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ประกอบธุรกิจโรงแรม กรมการปกครองได้เปิดระบบ “รับรายงานทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) ทางอิเล็กทรอนิกส์” ให้ผู้จัดการโรงแรมสามารถส่งข้อมูลแบบออนไลน์ได้อย่างถูกต้องและประหยัดเวลา โดยในบทความนี้ เราจะแนะนำการนำส่งเอกสารผ่านช่องทางนี้
ขั้นตอนการใช้งานระบบ ร.ร.4 ออนไลน์
1. สมัครแจ้งการส่งข้อมูลทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) ทางระบบอิเล็กทรอนิกส์
โดยใช้ใบสมัครจากเว็บไซต์กรมการปกครอง – ใบสมัคร
2. รอการอนุมัติจากนายทะเบียน
- เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบข้อมูลและแจ้งผลผ่านอีเมลที่ลงทะเบียนไว้
- เมื่ออนุมัติแล้ว จะได้รับ Username / Password เพื่อเข้าใช้งานระบบ
3. เข้าสู่ระบบ
เข้าเว็บไซต์: เว็บไซต์ iservice กรมการปกครอง
4. เลือก “รายงานทะเบียนผู้พัก”
คลิกเมนู “ส่งแบบ ร.ร.4”
5. เลือกวิธีกรอกข้อมูล (มี 2 แบบ)
1) กรอกข้อมูลทีละรายการ
เป็นการที่ทางโรงแรมเข้าไปกรอกข้อมูลทีละรายการในระบบ โดยทำการระบุ ชื่อ-นามสกุล, สัญชาติ, เลขที่เอกสาร, ห้องพัก, วันเข้า-ออก ฯลฯ ของแขกที่เข้าพักจนครบทุกคนในแต่ละวัน แล้วจากนั้นระบบจะรวบรวมเป็นรายงาน ร.ร.4 ให้
2) อัปโหลดที่ละหลายรายการผ่านไฟล์ Excel
เป็นการที่ทางโรงแรมจัดเตรียมไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลแขกพักครบถ้วนตามรูปแบบที่กรมการปกครองกำหนด แล้วนำไฟล์มา upload ขึ้นบนเว็บไซต์ทีเดียว โดยมีขั้นตอน ดังนี้
- ดาวน์โหลด ไฟล์ Template Excel จากระบบ
- กรอกข้อมูลผู้เข้าพักใน Excel ตามแบบที่กำหนด
- กลับเข้ามาที่ระบบ > เลือก “อัปโหลดไฟล์” > แนบ .xls/.xlsx > กด “ส่ง”
- ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นแบบ ร.ร.4 อัตโนมัติ
6. จัดส่งข้อมูลเรียบร้อย
หลังจากกดส่งแล้ว ระบบจะออก “ใบรับมอบ” (PDF) ให้ดาวน์โหลดเก็บไว้เป็นหลักฐาน ใบนี้สามารถพิมพ์เพื่อแสดงต่อเจ้าหน้าที่เมื่อตรวจสอบได้
หมายเหตุสำคัญ
- บัตร ร.ร.3 (แบบที่ผู้เข้าพักเซ็นชื่อ) ยังจำเป็นต้องเก็บไว้ที่โรงแรม (ไม่ต้องอัปโหลด)
- ระบบนี้ใช้เฉพาะการส่ง สำเนาทะเบียน ร.ร.4
- ควรส่ง ภายในทุกสัปดาห์ ตามที่กฎหมายกำหนด
- หากระบบมีปัญหา สามารถพิมพ์แล้วนำส่งที่ว่าการอำเภอ / จังหวัดได้ตามปกติ
ข้อดีของระบบนี้
- ไม่ต้องเดินทางไปส่งเอกสาร
- สามารถส่งจากโรงแรมได้ทุกวัน
- ลดความผิดพลาดในการกรอกมือ
- มีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป็นหลักฐานตรวจสอบย้อนหลัง
FROMAS PMS ยกระดับความสะดวกในการเตรียมเอกสาร ร.ร.3 และ ร.ร.4 ให้กับโรงแรมอย่างแท้จริง
หนึ่งในขั้นตอนที่สร้างความยุ่งยากและน่ารำคาญใจที่สุดสำหรับโรงแรม คือกรอกข้อมูล ร.ร.3 ให้ครบถ้วน และการจัดเตรียมไฟล์ Excel สำหรับรายงาน ร.ร.4 ซึ่งต้องทำเป็นประจำทุกวัน โดยเฉพาะโรงแรมที่มีจำนวนแขกเข้าพักมาก ยิ่งทำให้ขั้นตอนนี้ใช้เวลานาน
ด้วยความที่ FROMAS PMS ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์โรงแรมในไทยโดยเฉพาะ ผู้ใช้งานสามารถ Export ไฟล์ Excel รายงาน ร.ร.4 ได้โดยตรงจากระบบ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง และนำไฟล์ไปอัปโหลดบนเว็บไซต์ของกรมการปกครองได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลากับการจัดการข้อมูลซ้ำซ้อน
พร้อมเสริมความสะดวกอีกขั้นด้วยการเชื่อมต่อกับ Passport Scanner และ Thai ID Card Reader
FROMAS ยังรองรับการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์อ่านพาสปอร์ตและบัตรประชาชนไทย ซึ่งช่วยดึงข้อมูลแขกโดยอัตโนมัติขณะเช็คอิน และพิมพ์ใบ ร.ร.3 ตาม format มาตรฐานของกรมการปกครองได้ทันที ลดภาระในการพิมพ์ข้อมูลด้วยมือ ลดข้อผิดพลาดจากการสะกดผิด และมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่บันทึกมีความถูกต้องครบถ้วน พร้อมสำหรับการออกใบ ร.ร.4 ทันที
เพียงไม่กี่คลิก โรงแรมของคุณก็สามารถจัดการรายงาน ตม.30 ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ พร้อมยกระดับประสบการณ์การทำงานให้เป็นระบบและสะดวกกว่าที่เคย
ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
FROMAS
ระบบบริหารโรงแรม
Document Reader
เชื่อมต่อเครื่องอ่าน ID/Passport